Unsere 3 wichtigsten Erkenntnisse
Die aktuelle Compliance-Arbeit ist durch einen hohen Anteil manueller Prozesse gekennzeichnet, die größtenteils nicht kontinuierlich, sondern ereignisorientiert sind (z. B. Audits). Daher wird sie oft als Engpass wahrgenommen.
Einige Compliance-Arbeiten können und sollten automatisiert werden. Die daraus resultierenden Prozesse sind kontinuierlich und transparent, sodass spezialisierte Ressourcen sich auf wertschöpfende Prozesse konzentrieren können.
Die Automatisierung von Prozessen bietet noch mehr Vorteile. Die Digitalisierung zuvor manueller Prozesse ermöglicht es, sie in bestehende Arbeitsabläufe und nachgelagerte Prozesse (z. B. Ticketsysteme) einzubetten.
Einführung – Ressourcenintensive Compliance unter regulatorischem Druck
Der regulatorische Druck auf Finanzinstitutionen in Deutschland und ganz Europa nimmt spürbar zu – DORA, MiCA, EU AI Act, um nur einige zu nennen. Dieser Trend wird durch Faktoren wie zunehmende Cybersecurity-Bedrohungen, rasante Fortschritte in der künstlichen Intelligenz und anhaltende Bemühungen zur Stabilisierung der Finanzmärkte vorangetrieben. Infolgedessen sehen sich Unternehmen immer größer werdenden Anforderungen gegenüber, regulatorische Änderungen frühzeitig zu identifizieren, zu analysieren und in ihre Prozesse zu integrieren.
Doch genau hier liegt die Herausforderung. In vielen Unternehmen sind Compliance-Prozesse stark manuell, über die Zeit aufgebaut und nicht sehr transparent. Der regulatorische Rahmen ist komplex und dynamisch, während die internen Prozesse oft fragmentiert sind und über viele Jahre von verschiedenen Spezialisten entwickelt wurden. Das macht die interne Koordination und Kommunikation nicht nur schwierig, sondern führt auch regelmäßig zu Engpässen, insbesondere wenn kurzfristige Ereignisse wie Prüfungen oder die Implementierung neuer Anforderungen auftreten.
Infolgedessen wird die Compliance-Funktion einer Finanzinstitution oft als Barriere, Kostenstelle oder sogar als engpass betrachtet – obwohl sie eigentlich die Grundlage für ein zukunftssicheres, compliant Geschäftsmodell sein sollte. Die meisten Stakeholder erkennen, dass ein Weg gefunden werden muss, um aus dieser reaktiven Rolle auszubrechen und sich in Richtung einer proaktiven, digital unterstützten und strategisch eingebetteten Compliance-Funktion zu bewegen.
Der Weckruf – Vorbereitung auf die Prüfung
Die Ankündigung einer regulatorischen Prüfung kommt nicht als vollständige Überraschung – sie löst jedoch dennoch einen Aktivitätsrausch innerhalb der Organisation und wenig Vertrauen aus. Schnell wird klar, dass die Compliance-Funktion auf ein Ereignis dieser Größe weder personell noch strukturell vorbereitet ist. Die Entscheidung, externe Berater hinzuzuziehen, scheint unvermeidlich – doch selbst dieser Schritt kostet wertvolle Zeit. Wochen vergehen, bevor das Mandat erteilt wird, und erneut Wochen, bevor das Beratungs-Team voll einsatzbereit ist.
Obwohl die erste Beratungsphase oft zu moderaten Preisen angeboten wird, verursacht die Größe des Teams allein erhebliche Kosten. Der Projektstart ist von Unsicherheit und fehlendem Überblick geprägt: Wo stehen wir? Wer arbeitet an was? Nach etwa zwei Wochen entsteht ein konsolidiertes Bild der Situation – priorisierte Korrekturmaßnahmen folgen kurz darauf. Doch die verbleibende Zeit für die Implementierung wesentlicher Maßnahmen ist begrenzt – strukturelle Schwächen können unter Druck und in dem kurzen Zeitraum zwischen der Ankündigung der Prüfung und ihrem Beginn kaum nachhaltig behoben werden.
Es folgt die Prüfung, die etwaige Mängel hinsichtlich regulatorischer Anforderungen (Feststellungen) identifiziert und damit weitere Korrekturmaßnahmen. Nachdem die intensive Prüf- und Sanierungsphase abgeschlossen ist, verlässt das externe Team das Unternehmen. Mit ihnen geht ein Großteil des Überblicks, der strukturellen Transparenz und des spezifischen Know-hows, das aufgebaut wurde, verloren. Das Risiko eines weiteren reaktiven Notstands während der nächsten Prüfung bleibt ungeklärt. Der Bedarf an kontinuierlich überwachten Prozessen, die jederzeit Transparenz über den Compliance-Status bieten und die fortlaufende Bearbeitung identifizierter Schwächen ermöglichen, ist klar – unabhängig von externen Ereignissen.
Automatisierung – Experten konzentrieren sich auf Mehrwert statt auf Analyse
Um dem Zyklus kurzfristiger Reaktionen, der Abhängigkeit von externen Ressourcen und ineffizienten Ad-hoc-Lösungen zu entkommen, führt kein Weg an der Automatisierung zentraler Compliance-Prozesse vorbei. Ein Kernbestandteil einer solchen Lösung ist ein System, das mindestens drei Arten von regulatorischen Prüfungen sicherstellt:
Konsistenz zwischen internen Compliance-Texten und dem regulatorischen Rahmen – d.h. Konsistenz mit externen Anforderungen.
Konsistenz des Inhalts zwischen internen Dokumenten, auch über verschiedene Referenzebenen hinweg.
Überprüfung der Vollständigkeit interner Vorschriften im Vergleich zu regulatorischen Anforderungen.
Dieses System ist teilweise automatisiert: Validierungen erfolgen automatisch, während die finale Überprüfung weiterhin von Compliance-Experten durchgeführt wird. Die Transparenz des Systems ist besonders wichtig: Jede Entscheidung wird nachvollziehbar dokumentiert, einschließlich ihrer regulatorischen Basis und des damit verbundenen Entscheidungsprozesses. Das bedeutet, dass das System keine Black Box ist, sondern ein verlässlicher Partner für die Compliance-Funktion. Die automatisierten Prozesse werden immer dann ausgeführt, wenn sich die regulatorische Basis ändert oder neue oder geänderte interne Compliance-Texte hinzugefügt werden.
Die resultierende Teilautomatisierung ermöglicht den Einsatz wertvoller menschlicher Ressourcen dort, wo sie den größten langfristigen Mehrwert schaffen – beim Aufbau einer zukunftssicheren, proaktiven Compliance-Struktur.
Die Grundlage – KI-Methoden und technische Modellierung
Die Implementierung einer semi-automatisierten Compliance-Prüfung erfordert mehr als nur technologische Infrastruktur – sie verlangt ein tiefes Verständnis sowohl der regulatorischen Logik als auch der eingesetzten technologischen Werkzeuge. Um eine solche Lösung zu realisieren, müssen die technischen Komponenten gezielt mit der regulatorischen Logik und ihrer strukturierten Darstellung ergänzt werden.
Die Grundlage bildet der Einsatz aktueller großer Sprachmodelle (LLMs), die in geeigneten retrieval-unterstützten Generationsarchitekturen (RAG) eingebettet sind. In Kombination mit der strukturierten Modellierung der Datenbank entsteht ein hochleistungsfähiges System. Neueste Fortschritte in der Qualität, Konsistenz und Strukturierung der Textgenerierung durch LLMs ermöglichen es erstmals, compliance-relevante Informationen mit hoher Präzision und Genauigkeit zu analysieren. RAG-Architekturen sorgen dafür, dass die verwendete regulatorische Basis jederzeit hinsichtlich Aktualität und Richtigkeit überprüfbar bleibt. Die zugrundeliegende Datenstruktur ermöglicht es wiederum, die Vollständigkeit der regulatorischen Bewertungsbasis zu kontrollieren.
Das Ergebnis ist zuverlässige, automatisierte Compliance-Unterstützung – reproduzierbar, jederzeit verfügbar (auch nachts oder am Wochenende), mit Antworten innerhalb von Sekunden. Neben der Analyse des aktuellen Compliance-Status dient das System als Sparringspartner für die Erstellung neuer Texte oder für Ad-hoc-Prüfungen der Einhaltung neuer regulatorischer Anforderungen.
Weitere Potenziale – Mehr als Automation
Automatisierung in der Compliance-Funktion bedeutet viel mehr, als nur die Effizienz zu steigern oder Ressourcen zu sparen. Sie markiert den Übergang von einem manuell verwalteten, schwer zugänglichen Prozess zu einer digitalisierten, systemunterstützten Funktion, die durch Transparenz, Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit gekennzeichnet ist.
Die Digitalisierung des Compliance-Bewertungsprozesses bedeutet, dass der gesamte Prozessablauf strukturiert erfasst und systematisch dokumentiert wird. Die resultierenden Informationen, wie der aktuelle Compliance-Status, können in Echtzeit über ein Dashboard visualisiert werden. Dadurch ist der Status jederzeit nachvollziehbar – auch für nicht spezialisierte Mitarbeiter. Darüber hinaus können die nun digitalen Informationen in vorhandene Unternehmenssysteme integriert werden, wie z.B. Ticketing- oder Workflow-Plattformen. Dies macht die offene Compliance-Arbeitslast sichtbar und dokumentiert ihren Fortschritt, sodass sie verwaltet werden kann. Erstanfragen zu regulatorischen Anforderungen oder kontextbezogenen Verantwortlichkeiten können über Self-Service-Funktionen bearbeitet werden, wodurch die Arbeitsbelastung für das Compliance-Team erheblich reduziert wird.
Insgesamt wird der Kommunikationsaufwand, der zuvor zusätzlich zu den technischen Arbeiten zu bewältigen war, erheblich reduziert. Gleichzeitig wird der gesamte Prozess des Compliance-Managements vorhersehbarer und transparenter. Infolgedessen wird die Compliance nicht nur effizienter, sondern auch strategisch steuerbar, wodurch das Risiko kurzfristiger Reaktionen in Ausnahmesituationen erheblich verringert wird.
Die transformierte Organisation – Was passiert langfristig
Die Compliance-Funktion entwickelt sich zunehmend von einem rein kontrollierenden Organ zu einer proaktiven Unterstützungseinheit. Automatisierung schafft Ressourcen, die gezielt in strukturelle und langfristige Lösungen für wiederkehrende Probleme investiert werden können.
Standardisierte, transparente Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten und messbarem Fortschritt schaffen nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen innerhalb der Organisation.
Dies bildet die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung von Compliance-Prozessen. Langfristig wird dies neue Möglichkeiten für strategische Steuerung, effektive Risikoprävention und die Stärkung einer nachhaltigen, compliant Unternehmenskultur eröffnen.
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