Download PDF
Unsere 3 wichtigsten Erkenntnisse
Die derzeitige Compliance-Arbeit ist durch einen hohen Anteil manueller Prozesse gekennzeichnet, von denen die meisten nicht kontinuierlich, sondern ereignisgesteuert ablaufen (z. B. Audits). Sie wird daher oft als Engpass wahrgenommen.
Bestimmte Compliance-Aufgaben können und sollten automatisiert werden. Die daraus resultierenden Prozesse sind kontinuierlich und transparent, sodass sich spezialisierte Mitarbeiter auf wertschöpfendere Prozesse konzentrieren können.
Die Automatisierung von Prozessen bietet noch weitere Vorteile. Durch die Digitalisierung bisher manuell durchgeführter Prozesse lassen sich diese in bestehende Arbeitsabläufe und nachgelagerte Prozesse (z. B. Ticketingsysteme) integrieren.
Einleitung – Steigender Regulierungsdruck bindet zunehmend Ressourcen
Der regulatorische Druck auf Finanzinstitute in Deutschland und ganz Europa nimmt spürbar zu – DORA, MiCA, EU AI Act, um nur einige zu nennen. Getrieben wird diese Entwicklung unter anderem durch zunehmende Bedrohungen im Bereich Cybersecurity, rasante Fortschritte in der künstlichen Intelligenz sowie kontinuierliche Maßnahmen zur Stabilisierung der Finanzmärkte. Die Folge: stetig wachsende Anforderungen an die Fähigkeit von Unternehmen, regulatorische Veränderungen frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und in ihre Prozesse zu integrieren.
Doch genau darin liegt die Herausforderung. In vielen Häusern sind Compliance-Prozesse stark manuell geprägt, historisch gewachsen und wenig transparent. Die regulatorischen Grundlagen sind komplex und dynamisch – die internen Grundlagen oft fragmentiert und über Jahre von unterschiedlichem Fachpersonal gestaltet. Das erschwert nicht nur die interne Abstimmung und Kommunikation, sondern führt regelmäßig zu Engpässen – insbesondere bei kurzfristigen Anlässen wie Audits oder der Umsetzung neuer Vorgaben.
In der Folge wird die Compliance-Funktion eines Finanzinstitutes häufig als hinderlich, ausschließlich kostenverursachend oder gar als Flaschenhals wahrgenommen – obwohl sie in Wahrheit das Fundament für ein zukunftsfähiges, regelkonformes Geschäftsmodell bilden sollte. Den meisten Stakeholdern ist klar, es muss ein Weg gefunden werden, aus dieser reaktiven Rolle auszubrechen, hin zu einer proaktiven, digital gestützten und strategisch eingebetteten Compliance-Funktion.
Der Weckruf – Die Vorbereitung auf die Prüfung
Die Ankündigung einer aufsichtsrechtlichen Prüfung kommt nicht völlig überraschend – dennoch löst sie in der Organisation neben hektischer Betriebsamkeit wenig Zuversicht aus. Schnell wird deutlich, dass die Compliance-Funktion weder personell noch strukturell auf ein Ereignis dieser Größenordnung vorbereitet ist. Die Entscheidung, externe Beratung hinzuzuziehen, erscheint unvermeidlich – doch bereits dieser Schritt kostet wertvolle Zeit. Wochen vergehen bis zur Mandatierung, weitere bis zur vollen Einsatzbereitschaft des Beraterteams.
Obwohl die initiale Beratungsphase oft zu moderaten Konditionen angeboten wird, entstehen allein durch die Teamgröße signifikante Kosten. Der Projektstart ist geprägt von Unsicherheit und einem Mangel an Übersicht: Wo stehen wir? Wer arbeitet woran? Nach etwa zwei Wochen entsteht ein konsolidiertes Lagebild – priorisierte Korrekturaufwände folgen kurz darauf. Doch die verbleibende Zeit zur Umsetzung wesentlicher Maßnahmen ist knapp bemessen – strukturelle Schwächen lassen sich unter Druck und im kurzen Zeitraum zwischen der Prüfungsankündigung und deren Start kaum nachhaltig beheben.
Es folgt die Prüfung, aus der Feststellungen von Mängeln bzgl. der regulatorischen Anforderungen (Findings) und somit weitere Korrekturaufwände folgen. Nach Abschluss der intensiven Prüfungs- und Behebungsphase verlässt das externe Team das Unternehmen wieder. Mit ihm geht ein Großteil des aufgebauten Überblicks, der strukturellen Transparenz und des spezifischen Know-hows verloren. Das Risiko eines erneuten reaktiven Ausnahmezustands bei der nächsten Prüfung bleibt unbeachtet. Der Bedarf nach kontinuierlich gepflegten Prozessen, die jederzeit Transparenz über den Compliance-Status schaffen und eine fortlaufende Bearbeitung identifizierter Schwachstellen ermöglichen, ist klar ersichtlich – unabhängig von externen Anlässen
Die Automation – Fokus der Experten auf Mehrwert statt Analyse
Um dem Kreislauf kurzfristiger Reaktionen, externer Ressourcenabhängigkeit und ineffizienter Ad-hoc-Lösungen zu entkommen, führt kein Weg an der Automatisierung zentraler Compliance-Prozesse vorbei. Kernbestandteil einer solchen Lösung ist ein System, das mindestens drei Arten regulatorischer Prüfungen sicherstellt:
Konsistenz zwischen unternehmensinternen Compliance-Texten und der regulatorischen Grundlage – also die Widerspruchsfreiheit gegenüber externen Vorgaben.
Inhaltliche Stimmigkeit der internen Dokumente untereinander, auch über verschiedene Bezugsebenen hinweg.
Prüfung auf Vollständigkeit der unternehmensinternen Regelwerke gegenüber den regulatorischen Anforderungen.
Dieses System arbeitet teilautomatisiert: Die Validierungen erfolgen automatisiert, während die finale Kontrolle weiterhin durch Fachverantwortliche erfolgt. Besonders entscheidend ist die Transparenz des Systems: Jede Entscheidung ist mit ihrer regulatorischen Grundlage und der dazugehörigen Entscheidungskette nachvollziehbar dokumentiert. Damit wird das System nicht zur Blackbox, sondern zum verlässlichen Partner der Compliance-Funktion. Die Ausführung der automatisierten Prozesse erfolgt dabei immer dann sinnvoll, wenn sich die regulatorische Grundlage verändert oder neue beziehungsweise angepasste interne Compliance-Texte hinzukommen.
Die so entstehende Teilautomatisierung ermöglicht es, wertvolle personelle Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo sie langfristig den größten Mehrwert schaffen – beim Aufbau einer zukunftssicheren, proaktiv agierenden Compliance-Struktur.
Die Basis – KI Methoden und fachliche Modellierung
Die Umsetzung einer teilautomatisierten Compliance-Prüfung erfordert mehr als nur technologische Infrastruktur – sie verlangt ein tiefes Verständnis sowohl der regulatorischen Fachlogik als auch der eingesetzten technologischen Werkzeuge. Zur Realisierung einer solchen Lösung müssen die technischen Komponenten gezielt um die regulatorische Logik und deren strukturierte Abbildung ergänzt werden
Die Grundlage bildet der Einsatz aktueller Large Language Models (LLMs), eingebettet in geeignete Retrieval-Augmented-Generation-Architekturen (RAG). In Kombination mit einer strukturierten Modellierung der Datenbasis entsteht ein leistungsfähiges System. Die jüngsten Fortschritte in der Qualität, Konsistenz und Strukturierung von Textgenerierung durch LLMs erlauben es erstmals, Compliance-relevante Informationen mit hoher Präzision und Stringenz zu analysieren. RAG-Architekturen stellen dabei sicher, dass Aktualität und Korrektheit der herangezogenen regulatorischen Grundlagen jederzeit überprüfbar bleiben. Die zugrunde liegende Datenstruktur wiederum ermöglicht die Kontrolle über die Vollständigkeit der regulatorischen Bewertungsbasis.
Das Ergebnis ist ein zuverlässiger, automatisierter Compliance-Support – reproduzierbar, jederzeit (auch nachts oder am Wochenende), Antwort innerhalb von Sekunden. Neben der Analyse des aktuellen Compliance-Status dient das System als Sparringspartner bei der Erstellung neuer Texte oder zur Ad-hoc-Prüfung der Konformität gegenüber neuen regulatorischen Anforderungen.
Weitergehendes Potential – Mehr als Automatisierung
Automatisierung in der Compliance-Funktion bedeutet weit mehr als reine Effizienzsteigerung oder Ressourceneinsparung. Sie markiert den Übergang von einem manuell geführten, schwer zugänglichen Prozess hin zu einer digitalisierten, systemgestützten Funktion, die sich durch Transparenz, Zugänglichkeit und Nachvollziehbarkeit auszeichnet.
Durch die Digitalisierung des Compliance-Bewertungsprozesses wird der gesamte Prozessverlauf strukturiert erfasst und systematisch dokumentiert. Die daraus resultierenden Informationen, wie etwa der aktuelle Compliance-Status, können in Echtzeit über ein Dashboard visualisiert werden. So wird der Zustand jederzeit nachvollziehbar – auch für nicht spezialisiertes Fachpersonal. Darüber hinaus lassen sich die nun digitalen Informationen in bestehende Unternehmenssysteme integrieren, etwa in Ticketing- oder Workflow-Plattformen. So wird der offene Compliance-Aufwand sichtbar, sowie dessen Fortschritt dokumentiert und steuerbar gemacht. Erste Anfragen zu regulatorischen Anforderungen oder kontextbezogenen Zuständigkeiten können über Self-Service-Funktionen abgedeckt werden – ein erheblicher Entlastungseffekt für das Compliance-Team.
In der Summe sinkt der kommunikative Overhead, der bislang zusätzlich zur fachlichen Arbeit geleistet werden musste, deutlich. Gleichzeitig steigt die Planbarkeit und Transparenz des gesamten Compliance-Managements. In Summe wird Compliance nicht nur effizienter, sondern strategisch steuerbar – und reduziert signifikant das Risiko kurzfristiger Reaktionen in Ausnahmesituationen.
Die gewandelte Organisation – Was langfristig geschieht
Die Compliance-Funktion entwickelt sich zunehmend von einem rein kontrollierenden Organ hin zu einer proaktiv unterstützenden Einheit. Durch Automatisierung werden Ressourcen frei, die gezielt für die strukturelle und langfristige Behebung wiederkehrender Problemlagen eingesetzt werden können.
Standardisierte, transparente Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten und messbarem Fortschritt schaffen nicht nur Effizienz, sondern auch Vertrauen innerhalb der Organisation.
Dies bildet die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Compliance-Prozesse. Perspektivisch entstehen dadurch neue Möglichkeiten für strategische Steuerung, effektive Risikoprävention und die Stärkung einer nachhaltigen, regelkonformen Unternehmenskultur.
Autor(en)
Senior Expert Advisor
Dr. Reinhold-Julius Heitmann
Promotion in Wirtschaftsinformatik mit mehr als 8 Jahren Erfahrung in der Unternehmensberatung mit den Schwerpunkten datengestützte Analyse, Optimierung und Lösungsfindung. Zuvor beruflich tätig bei ISC und CORE.
Executive Advisor
Maximilian Dietz
Über 6 Jahre Erfahrung in der Unternehmensberatung in den Bereichen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, IT-Sicherheit und Transformationsmanagement mit Schwerpunkt auf Finanzdienstleistungen. Zuvor tätig bei CORE SE und NTT DATA
